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ProjektDigitaler Erstempfang
Einfach und intuitiv zum passenden Angebot
Jeder Klient soll schnell, intuitiv und ohne Sprachbarriere Zugang zu Angeboten erhalten. Anhand ausgewählter Themenfelder, die sich an den Beratungsangeboten des Caritasverbandes ausrichten, werden die Klienten zu den passenden Angeboten geführt.
Durch den Einsatz stark intuitiver Symbole wird möglichen Leseschwächen oder Verständnisproblemen vorgebeugt.
- Schwangerschaft & Familie
- Schulden & Finanzen
- Suchtberatung
- Leben im Alter
Schnell und sicher zum Termin
Insbesondere in Bezug auf die Terminierung von Beratungsgesprächen ist eine Integration in die bestehende Microsoft Umgebung erforderlich. Somit lassen sich freie Termine fachlich passender Berater/innen mit den Klientenanforderungen abgleichen und koordinieren.
Den persönlichen Termin vorbereiten
Wird ein Beratungsangebot gefunden, das zu den Bedürfnissen der Klienten passt, und erfolgt darüber hinaus die automatisierte Koordinierung eines entsprechenden Beratungstermins, muss dieser im nächsten Schritt entsprechend vorbereitet werden. Auch das funktioniert digital. Der Klient erhält die Information, welche Unterlagen für die weitere Bearbeitung erforderlich sind. Systemseitig lässt sich zu diesem Zeitpunkt bereits eine digitale Akte anlegen, die in der BBZ-App des Verbands im Rahmen des Beratungsvorgangs ihren Einsatz findet.
Der digitale Empfangsassistent setzt Ressourcen frei
Zusammen mit Entwickler:innen und Berater:innen hat die Caritas Duisburg einen digitalen Empfangsassistenten entwickelt. Er zielt darauf ab, die Kommunikation zwischen der Caritas und ihren Klient:innen effektiver zu gestalten. Die Idee entstand aus der Notwendigkeit, den Prozess des Empfangs und der Betreuung von Klient:innen zu verbessern und zu modernisieren. Bisherige Kommunikationsarten wie Telefon und E-Mail waren oft zeitaufwendig und ineffektiv. Die Mitarbeitenden waren deshalb häufig überlastet und Kund:innen bekamen nicht immer die Hilfe, die sie benötigten.
Der digitale Empfangsassistent bietet eine einfache und schnelle Möglichkeit für Klient:innen, mit Mitarbeitenden in Kontakt zu treten. Mit nur wenigen Klicks können sie ihre Anfrage online stellen und schnell eine umfassende Antwort erhalten. Die Plattform ist intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet, so dass Klient:innen jeden Alters und mit mehr oder weniger digitaler Affinität sie nutzen können.
Nicht nur die Klient:innen profitieren von dieser Innovation. Die Mitarbeitenden haben nun mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren und sich um die Bedürfnisse der Kund:innen zu kümmern. Die Plattform erleichtert auch die Organisation und Verwaltung von Anfragen und ermöglicht es, den Fortschritt von Anfragen in Echtzeit zu verfolgen.
Die Caritas Duisburg ist stolz darauf, dieses innovative Projekt ins Leben gerufen und umgesetzt zu haben, und hofft, dass es für andere Caritas-Organisationen als Vorbild und Inspiration dient. Der digitale Empfangsassistent zeigt, dass technologische Innovationen eine große Chance für die Caritaswelt darstellen, um ihre Arbeit zu verbessern, ihre Ressourcen effektiver zu nutzen und damit auch die Klient:innen optimal zu unterstützen.
Stephan Voss
Leitung Informationstechnologie, Caritasverband Duisburg
Erschienen in: neue caritas 8/2023
Gemeinsam zur Entscheidung
