Projektmanagement
aus einer Hand
Wann brauche ich Projektmanagement?
Wir können im Vorfeld bereits gut einschätzen, wann der Einsatz eines Projektmanagers sinnvoll ist. Komplexere Projekte profitieren stark von einer zentralen Figur, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Sie haben dann nur einen Ansprechpartner, der im Vorfeld die wesentlichen Schritte mit Ihnen durchgeht und im laufenden Prozess alle Beteiligten koordiniert. Gerade, wenn weitere Dienstleister mit eingebunden werden sollen, zahlt sich diese Vorgehensweise unserer Erfahrung nach aus. Von der Durchführung bekommen Sie dann nur das Notwendige mit. Und nach Abschluss können Sie sofort mit Ihrer eigentlichen Arbeit loslegen. So einfach kann das gehen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Zentraler Ansprechpartner
- Koordinierung aller Dienstleistungen
- Ease of mind
- Garantierter Erfolg
Welche Phasen hat ein komplexes Projekt?
Wir sprechen von „Phasen-Projekten“, da meist verschiedene Entwicklungsstufen klar unterschieden werden können. Zu Beginn erarbeiten wir in Abstimmung mit Ihnen einen Projektplan, um Zeit, Leistung und Kosten in den Blick zu bekommen. Danach erstellen wir eine Risikoanalyse, um mögliche Klippen frühzeitig zu erkennen.
Während der Laufzeit koordinieren wir alle Dienstleistungen – egal ob von enthus oder Dritten – und berichten in regelmäßigen Updates vom Projektfortschritt. Sollten Probleme auftauchen, greift ein vorher definiertes Eskalationsmanagement. Bei der Abnahme gehen wir den Ablauf noch einmal mit Ihnen durch, um Lehren für das nächste Projekt zu ziehen.
Es geht nichts über eine gute Vorbereitung
Was wird bei der Projektvorbereitung gemacht?
Projekte starten für uns immer damit, dass wir zuhören. Wir wollen verstehen, wo Sie der Schuh drückt und wieso. Vielleicht benötigen Sie neue Schuhe, um an Ihr Ziel zu kommen, vielleicht ein Auto. Dann überlegen wir gemeinsam, ob das Ziel überhaupt stimmt. Wir machen immer wieder die Erfahrung, dass dieser erste Projektschritt interessante Fragen und Perspektiven eröffnen kann. Wer sich hier ein wenig mehr Zeit nimmt, kann sich im späteren Ablauf Sackgassen und Umwege ersparen. Danach schreiben wir alle Anforderungen auf, damit auch nichts vergessen wird.
Ist das überhaupt machbar?
Als Nächstes analysieren wir die kommerzielle Machbarkeit des Projekts. Die besten Ideen bringen nichts, wenn sie am Ende nicht umsetzbar sind. Wir prüfen die prinzipielle Umsetzbarkeit daher lieber im Vorfeld. Hier bekommen Sie als Kunde auch gleich eine Vorstellung der anfallenden Kosten und können feinjustierten. Kommen wir zum Ergebnis, dass das Projekt sich nicht im anvisierten Rahmen durchführen lässt, informieren wir Sie und drehen auf Wunsch eine neue Planungsschleife mit Ihnen. Ist die Machbarkeit erkennbar, gehen wir den nächsten Schritt.
Gute Planung erspart Ihnen mehrere Durchgänge
Was wird bei der Projektplanung gemacht?
Bei der Projektplanung strukturieren wir das Projekt im Vorfeld und planen alle relevanten Schritte. Bei komplexen Projekten sprechen wir intern von „Phasenprojekten“, da diese sich erfahrungsgemäß in verschiedene, klar unterscheidbare Phasen einteilen lassen.
Zunächst verschaffen wir uns einen Überblick der vorhandenen Ressourcen:
- Welche Personen sind bei uns im Haus involviert, wer beim Kunden?
- Wie sieht die zeitliche Verfügbarkeit aus und welche Termine können bereits jetzt fixiert werden?
- Welche Arbeitsumgebung finden wir vor und wie lässt sich diese möglichst effektiv nutzen?
- Welche Werkzeuge sind bereits vorhanden und was muss noch organisiert werden?
Bestandteile der Projektplanung
- Scoping: Der Projektumfang und Projektinhalt wird erfasst und strukturiert.
- Phasenplanung: Das Projekt wird strukturiert & damit für alle Seiten planbar.
- Personen Inhouse: Die Kollegen der Factory, der Field Services und des Customer Support Center werden gegebenenfalls einbezogen.
- Personen Extern: Weitere Stakeholder beim Kunden oder dritten Projektbeteiligten werden ebenfalls rechtzeitig involviert.
- Terminplanung: Verfügbarkeiten werden abgeklärt, Termine fixiert und eine erste Timeline erstellt.
- Arbeitsumgebung: Räumliche, organisatorische, personelle und zeitliche Umgebungsfaktoren werden abgeklärt.
- Tools: Werden zur Durchführung des Projekts erfasst und organisiert.
- Dokumentation: Die Dokumentationsumgebung wird vorbereitet und damit die lückenlose Dokumentation sichergestellt.
- Teststellung: Die Vorgehensweise beim Testing (inhouse oder beim Kunden) und die Art der Überprüfung (VPN, Übersendung von Geräten, Bilddokumentation) werden definiert.
- Kommunikation: Umfang und Frequenz des Reportings sowie das Verfahren bei Abweichungen vom Projektplan werden festgelegt.
Wir stehen fest an Ihrer Seite
Was wird bei der Projektbegleitung gemacht?
Wir lassen Sie bei unserem gemeinsamen Projekt nicht allein. Unser Projektmanager ist immer nur einen Telefonanruf weit weg und ist Ihr Mann für alle wichtigen (und unwichtigen) Fragen. Sind wir noch im Zeitplan? Gibt es unvorhergesehene Änderungen? Wie läuft die Umsetzung vor Ort? Können wir einen bestimmten Aspekt noch ändern? Wir wissen, dass trotz regelmäßiger Berichte immer noch Fragen offen bleiben und können diese meist schnell beantworten. Damit Sie dazu nicht mit zehn Personen reden müssen, bieten wir Ihnen einen verlässlichen Ansprechpartner.
Welche Vorteile bietet Ihnen eine professionelle Projektbegleitung?
- Roll-Out / Roll-Back: Überwachung der ordentlichen Durchführung gemäß Projektplanung.
- Monitoring: Kontinuierliche Begleitung der Installation vor Ort.
- Reporting: Regelmäßige Berichte gemäß Vereinbarung oder auf Anfrage.
- Change Management: Information bei Terminverschiebungen, Versionsaktualisierungen, Prozessabweichungen oder Score-Änderungen.
- Single-Point-Of-Contact: Unser Projektmanager steht Ihnen stets als zentraler Ansprechpartner zur Verfügung.
- Eskalationsmanagement: Vom Konfliktfall zur Problemlösung - wenn erforderlich kümmern wir uns um alles.
Auch ein Projektende will organisiert werden
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Was wird beim Projektabschluss gemacht?
Zum Projektende werden verschiedene Tätigkeiten durchgeführt, die in ihrer Wichtigkeit gerne einmal unterschätzt werden. Zum einen übermitteln wir Ihnen den abschließenden Bericht. Dieses finale Reporting ist für Ihre und unsere Unterlagen gleichermaßen wichtig. Zum anderen überreichen wir Ihnen die Abschlussdokumentation. Auf dieser Grundlage kann die laufende Betreuung Ihrer neuen Infrastruktur erfolgen – entweder durch Ihre Mitarbeiter oder unser Customer Operation Center. Die Kollegen holen wir bei Bedarf schon frühzeitig mit ins Boot, damit sie über alle relevanten Aspekte des Projekts informiert sind. Umgekehrt kann das Customer Operation Center beim Kundendienst auf die Erfahrung der Field Services Teams zurückgreifen, die Ihre Installation natürlich am besten kennen.
Jedem Ende wohnt auch
ein neuer Anfang inne
Die finale Abschlusspräsentation können wir flexibel nach Ihren Wünschen organisieren. Je nach Bedarf kann diese bei Ihnen vor Ort, in unseren Räumlichkeiten oder auch remote durchgeführt werden. In jedem Fall werden wir zum Projektende einen Fokus auf die „lessons learned“ legen. Nur wenn wir aus unseren Erfahrungen lernen, können wir schließlich besser werden. Gerne lassen wir dieses Lernergebnis dann in unser nächstes gemeinsames Projekt einfließen.
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