Was muss revisionssicher archiviert werden? Und wie geht das?

Die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten gewinnt durch neue Anforderungen an die Informationssicherheit wie stärker an Bedeutung und bereitet Fach- und IT-Abteilungen oftmals gleichermaßen Kopfzerbrechen. Doch was bedeutet "revisionssicher" genau und warum ist die Wahl der richtigen Hardware ebenso entscheidend wie die Software? Wir werfen einen Blick auf die Herausforderungen und Lösungen, die Unternehmen heute benötigen, um den Anforderungen der gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Richtlinien gerecht zu werden.

Um eine umfassende revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, müssen verschiedene Arten von Dokumenten entsprechend den gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Richtlinien abgelegt werden. Hier sind einige Beispiele:

• Finanzdokumente: Dazu gehören Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Jahresabschlüsse und sonstige finanzrelevante Dokumente. Diese müssen vollständig, unveränderlich und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zugänglich sein.


• Verträge und Vereinbarungen: Alle Verträge mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder Partnern müssen revisionssicher archiviert werden, um im Bedarfsfall nachweisbar und unveränderlich abrufbar zu sein.


• Personalakten: Dokumente im Zusammenhang mit Mitarbeiterdaten, wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse und Krankheitsnachweise, müssen sicher und nachvollziehbar aufbewahrt werden.


• Genehmigungen und Lizenzen: Alle behördlichen Genehmigungen, Lizenzen oder Zertifikate, die das Unternehmen benötigt, sollten revisionssicher archiviert werden, um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen.


• Korrespondenz: E-Mails, Schriftverkehr und sonstige Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Behörden müssen revisionssicher abgelegt werden, um Nachvollziehbarkeit und rechtliche Verbindlichkeit sicherzustellen.


• Produktdokumentation und Qualitätssicherung: Dokumente im Zusammenhang mit Produktentwicklung, Qualitätssicherung und Produktzulassungen müssen unveränderlich und lückenlos archiviert werden, um die Rückverfolgbarkeit und Einhaltung von Standards zu gewährleisten.

Die revisionssichere Archivierung dieser Dokumentenkategorien erfordert eine sorgfältige Organisation, Dokumentation und Aufbewahrung. Durch den Einsatz geeigneter Technologien und die Berücksichtigung der richtigen Hardwarelösungen können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente rechtlich konform und dauerhaft zugänglich archiviert werden. Dies trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei, sondern optimiert auch die Geschäftsprozesse und schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern und Behörden.

Revisionssicherheit – Oft ein Muss für Unternehmen

Der Begriff "revisionssicher" umfasst die sichere und unveränderliche Aufbewahrung digitaler Dokumente. Insbesondere die Grundsätze der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen klare Anforderungen fest: Dokumente müssen vollständig, unveränderlich, nachvollziehbar und für einen bestimmten Zeitraum verfügbar sein.

Eine revisionssichere Archivierung bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern optimiert auch die Geschäftsprozesse. Die schnelle Verfügbarkeit und durchsuchbare Struktur digitaler Dokumente ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von Anfragen und eine verbesserte Transparenz im Datenmanagement.

Warum ist die richtige Hardware entscheidend?

Bei der Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) steht oft die Software im Fokus. Doch genauso wichtig ist die zugrunde liegende Hardware. Besonders in Branchen, in denen gesetzliche Vorgaben oder Compliance-Richtlinien eine Public Cloud-Lösung ausschließen, muss die Hardware bestimmten Anforderungen genügen:

• Sicherheit: Die Hardware, sei es ein firmeneigenes Rechenzentrum, eine externe Cloud oder eine Hybrid-Lösung, muss höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Das bedeutet physische Sicherheit gegen unbefugten Zugriff sowie hohe Datenschutz- und Verschlüsselungsstandards.


• Zuverlässigkeit: Eine revisionssichere Hardware sollte Ausfallsicherheit bieten, um Datenverluste zu vermeiden. Redundante Systeme und regelmäßige Backups sind hier entscheidend.


• Nachvollziehbarkeit: Änderungen am Archivierungssystem müssen lückenlos protokolliert und nachvollziehbar sein. Die Hardware muss dies unterstützen, indem sie entsprechende Audit- und Protokollierungsfunktionen bereitstellt.

Die enthus cloud: Auch eine Lösung für revisionssichere Archivierung

Bei enthus verstehen wir die Bedeutung einer ganzheitlichen Lösung für revisionssichere Archivierung. Unser Angebot umfasst sowohl cloud-basierte Lösungen als auch on-premises Archivierungsmöglichkeiten. Die enthus cloud bietet die Flexibilität, die Unternehmen benötigen, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden – sei es in Bezug auf Compliance, Sicherheit oder Datenschutz.

Unsere Lösungen berücksichtigen nicht nur die Anforderungen der GoBD und anderer rechtlicher Vorgaben, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Branchen. Wir bieten umfassende Unterstützung, damit Unternehmen revisionssicher archivieren können und gleichzeitig von effizienteren Arbeitsprozessen profitieren.

Fazit

Eine revisionssichere Archivierung erfordert mehr als nur die richtige Software – auch die Hardware spielt eine entscheidende Rolle. Bei der Wahl einer Lösung sollten Unternehmen darauf achten, dass ihre Hardware den höchsten Sicherheitsstandards entspricht und die Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllt. enthus bietet maßgeschneiderte Lösungen, um Unternehmen bei der Umsetzung einer sicheren und rechtlich konformen Archivierung zu unterstützen. Sei es in der enthus cloud oder on-premises in Ihrem Rechenzentrum.

Erfahren Sie mehr darüber, wie enthus Ihnen helfen kann, Ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren und nehmen Sie ganz einfach formlos Kontakt zu uns auf.